زمان مطالعه : ۱۰ دقیقه

انواع کمیته ها در برگزاری کنفرانس ها

انواع کمیته ها ، هیئتی از افراد است که برای رسیدگی ، پژوهش ، اقدام یا تهیه ی گزارش در مورد کاریا موضوعی تعیین می شود.

وظایف انواع کمیته ها

وظایف کمیته ها در برگزاری کنفرانس ها و همایش ها نقش بسیار مهم و اساسی دارد. ولی قبل از بررسی آن بهتر است با ساختار و سلسه مراتب در کنفرانس ها آشنا شوید :

دبیر کنفرانس

دبیر کنفرانس شخصی حقیقی است که توسط هیات رییسه یا رییس کنفرانس تعیین می شود.
دبیر کنفرانس باید حداقل تحصیلات کارشناسی در زمینه مرتبط با موضوع کنفرانس با ۱۰ سال سابقه کار مرتبط یا مدرک کارشناسی ارشد با ۵ سال سابقه کار مرتبط داشته ، یا عضو هیات علمی دانشگاه باشد.

دبیر علمی

وظایف دبیر علمی همایش به شرح ذیل است :
۱. نظارت بر حسن انجام امور
۲. همکاری با معاونت پژوهش و سایر مراکز شرکت‌کننده
۳. نظارت بر روند ارزیابی مقالات
۴. اداره جلسات کمیته علمی
۵. ارائه گزارش از روند برگزاری همایش در جلسه افتتاحیه
۶. جمع‌بندی نتایج و دستاوردهای همایش در مراسم اختتامیه
۷. تأیید نهایی مقالات.

دبیر اجرایی

دبیر اجرایی همایش افراد متناسب و دارای توانمندی های لازم را جهت عضویت در کمیته اجرائی و شرکت در جلسات دعوت می نماید.

انواع کمیته ها :

کمیته علمی

یکی از انواع کمیته ها ، کمیته علمی است. کمیته علمی در کنفرانس، تیم ارتباط با مولفین می باشد.

شرح وظایف:

۱. گرفتن مقالات از طریق وب سایت
۲. پاسخ به مولفین ، مبنی بر رسیدن مقالات
۳. دادن مقالات به تیم بررسی اولیه مقالات
۴. گرفتن پاسخ بررسی اولیه از تیم بررسی اولیه مقالات
۵. گرفتن پاسخ بررسی نهایی مقالات از تیم ارتباط با داوران
۶. دادن پاسخ بررسی مقالات به مولفین مبنی بر قبول یا رد مقاله
۷. دادن پاسخ سوالات متفرقه مولفین
۸. دادن درخواست شرکت در کنفرانس مولفین به تیم ثبت نام و پذیرش
۹. دادن درخواست شرکت در کارگاههای آموزشی به تیم کارگاههای آموزشی
۱۰. استخراج آمار و طبقه بندی اطلاعات در رابطه با تعداد و موضوع های مقالات ارسالی
۱۱. ارسال آمار استخراج شده به تیم روابط عمومی در دبیرخانه کنفرانس

تیم های زیر مجموعه در کمیته علمی عبارتند از :

– تیم بررسی اولیه مقالات
– تیم ارتباط با داوران
– تیم انتشارات
– تیم کارگاهها
– تیم نشست ها و سخنرانیهای آموزشی

انواع کمیته ها در برگزاری کنفرانس ها

کمیته اجرایی

یکی دیگر از انواع کمیته ها ، کمیته اجرایی است.

شرح وظایف کمیته اجرایی همایش :

۱. تنظیم برنامه اجرایی همایش
۲. تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
۳. تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
۴. تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
۵. تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگی مرکز آموزش مداوم دانشگاه
۶. اقدام جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش از طریق دفتر آموزش مداوم دانشگاه
۷. پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیتهای مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی که بطور مبسوط در ادامه ذکر گردیده است.

واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی:

۱. دبیرخانه، هماهنگی و تبلیغات
۲. انتشارات
۳. تدارکات
۴. تشریفات، روابط عمومی
۵. سمعی و بصری
۶. طراحی و امور سایت

? حتما بخوانید: تبلیغات ویژه کنفرانس ها

شرح وظایف دبیرخانه همایش

دبیرخانه مهمترین جزء تشکیلات اجرایی و کانون رهبری و هماهنگی فعالیتهای اجرایی یک همایش است .

اهم فعالیتهای دبیرخانه همایش بطور خلاصه شامل موارد زیر است:

۱. پیگیری تشکیل جلسات هماهنگی بین برگزارکنندگان و کمیته های مختلف همایش ، تنظیم صورتجلسات و پی گیری مصوبات
۲. پایش مداوم روند اقدامات اجرایی مطابق با جداول زمانبندی همایش
۳. انجام کلی روند مربوط به پذیرش مقاله ، ارسال مقاله به دبیر علمی همایش و جمع آوری نظرات هیئت داوران با هماهنگی دبیر علمی
۴. کسب اطلاع از روند ثبت نام ، آمار ثبت نام کنندگان ، دریافت و جمع آوری فیش بانکی ثبت نام کنندگان
۵. انجام کلیه امور مکاتباتی همایش ، تبلیغات و اطلاع رسانی همایش

کمیته های اجرایی

ستاد اجرایی: متشکل از گروه هایی است، که توسط کمیته اجرایی یا دبیر اجرایی تعیین می شوند.
ستاد اجرایی حداقل باید دارای واحدهای زیر به صورت مستقل یا ادغام شده باشد و برای موارد زیر مسئول مشخص کرده باشد:
– دبیرخانه : دبیرخانه مسئول انجام تمام هماهنگی های لازم مربوط به امور کنفرانس شامل دریافت و ارجاع مدارک، مکاتبات، ثبت نام، آماده سازی، تهیه و اقدام برای صدور برای صدور و تحویل گواهی نامه های مربوطه است.
– ثبت نام و پذیرش
– تبلیغات و روابط عمومی
– طراحی، چاپ و انتشارات
– تشریفات
– تدارکات و پشتیبانی
– امور مالی
– برنامه ریزی، کنترل پروژه و مستند سازی
– نظارت و ارزشیابی
– فنی و انفورماتیک (رایانه)
– حراست

یادآوری : در کنفرانس های مختلف بر اساس ابعاد آن، یک نفر می تواند بیش از یک مسئولیت را عهده دار باشد.
ستاد اجرایی می تواند واحدهای دیگری نیز مانند واحدهای به شرح زیر داشته باشد:
– جلب مشارکت حامیان (اسپانسری)
– نمایشگاه
– کارگاه های آموزشی
– امور بین الملل (برای پاسخگویی به مخاطبان خارجی)
– اسکان و هتل
– حمل و نقل
حدود اختیارات و وظایف افراد باید به صورت مدون تهیه و به آنها ابلاغ شود.

انواع کمیته ها در برگزاری کنفرانس ها

کمیته تشریفات

شرح وظایف کمیته تشریفات در یک همایش :

– استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به شهر
– استقرار و اسکان شرکت کنندگان در محل های تعیین شده
– بازدید از برنامه های جنبی (مانند برگزاری نمایشگاه کتاب همزمان با همایش) و یا بازدیدها از اماکن دیگر
– انجام هماهنگی های لازم در خصوص محل برگزاری همایش (از لحاظ فنی، صوتی، تصویری، آماده سازی صحنه و دکور و…)
– تعیین مجری همایش
– تعیین قاری قرآن
– هماهنگی در خصوص پخش سرود جمهوری اسلامی، نماهنگ و یا اجرای سایر جلوه ها در برگزاری همایش
– هماهنگی با مسئولین حراست در خصوص حفظ نظم و امنیت همایش و یا جلوگیری از ورود افراد غیرمسئول
– تعیین و تنظیم محل پارک اتومبیلهای شرکت کنندگان در همایش استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به محل برگزاری همایش
– ارائه کارتهای شناسایی و باکس حاوی برنامه همایش به میهمانان

کمیته انتشارات

یکی از انواع کمیته ها ، کمیته انتشارات است که وظایف آن به شرح زیر آمده است.

وظایف کمیته انتشارات در یک همایش :

– انتشار برنامه اجرایی همایش (جدول زمانی روزهای برگزاری
– تهیه سربرگ های همایش
– چاپ پوستر همایش
– انتشار خلاصه مقالات
– انتشار مجموعه مقالات
– آماده سازی کارتهای شناسایی برای مدعوین و شرکت کنندگان در همایش

? حتما بخوانید: انواع کنفرانس ها و همایش ها

کمیته نمایشگاه

پلان نمایشگاه، درجه بندی غرفه ها، تعرفه غرفه ها، شرایط در اختیار گرفتن غرفه توسط اشخاص حقیقی و حقوقی، زمان تحویل غرفه ها، امکانات موجود در غرفه ها، نحوه تأمین امکانات اضافی مورد نیاز، زمان تخلیه غرفه ها، نحوه پذیرش غرفه داران، خدمات قابل ارائه در طول روزهای برگزاری نمایشگاه، نحوه تامین امنیت و سایر جزییات مختص نمایشگاه، باید به صورت مدون بوده و در اختیار کلیه ذینفعان به صورتی که به راحتی قابل دسترس باشد، وجود داشته باشد.
همچنین نمونه قرارداد منعقده با شرکت کنندگان، باید پیش از عقد قرارداد در اختیار ذی نفعان قرار گرفته و باید با تمام شرکت کنندگان در نمایشگاه، قرارداد منعقد شود.
نمایشگاه از قوانین و مقررات کلی حاکم بر کنفرانس ها پیروی می کند.

کمیته تبلیغات و اطلاع رسانی

یکی دیگر از انواع کمیته ها کمیته تبلیغات و اطلاع رسانی می باشد. که با توجه به برنامه زمان بندی و بودجه ریزی انجام شده باید ساز و کار مناسبی برای اطلاع رسانی و تبلیغات در نظر گرفته شود.
هدف کمی مورد نظر برگزار کننده باید در روش های اطلاع رسانی و تبلیغات مد نظر قرار گرفته و حاصل کار رسیدن به اهداف کیفی و کمی برگزار کننده باشد.
نحوه تعامل با خبرنگاران و سایر رسانه ها باید در این روش اجرایی مشخص شده و به طور مناسب به اطلاع خبرنگاران برسد.

کمیته حامیان

جذب حمایت مالی به منظور تأمین هزینه های انواع کمیته ها و کنفرانس ها فرآیندی است، که باید به صورت کامل و با در نظر گرفتن ملاحظات خاص برگزارکننده، مدون شود.
به این منظور باید درجات مختلف حمایت مالی تعیین گردیده و خدماتی که دبیرخانه کنفرانس به هر درجه در قالب قرارداد / تفاهم نامه ارائه می کند، مشخص باشد.
بودجه ریزی :
تیم اجرایی متناسب با برنامه زمان بندی و با توجه به برآورد هزینه فعالیت ها، نسبت به بودجه ریزی کنفرانس اقدام می نماید.
تعیین نقدینگی مورد نیاز در زمان های مختلف و هم چنین هزینه کل در این بودجه ریزی، مشخص می شود.
با توجه به الزامات برگزارکننده ممکن است لازم باشد تا روش اجرایی مدونی برای هزینه کردن در کنفرانس وجود داشته باشد.
در روش اجرایی سقف تن خواه، نحوه تایید فاکتورها و چگونگی استعلام قیمت ها، مشخص خواهد شد.
روش اجرایی هزینه کردن باید به تصویب قسمت ذینفع (مالی) سازمان برگزارکننده برسد.

کمیته روابط عمومی و رسانه ها

وظایف یکی از انواع کمیته ها ، کمیته روابط عمومی و رسانه ها در یک همایش :

۱. انتشار فراخوان همایش :

– از طریق مطبوعات و نشریات
– از طریق صدا و سیما
– از طریق سایت همایش
– ارسال فراخوان همایش برای افراد، شخصیتها، سازمانها و مراکز علمی ایجاد سایت همایش

۲. تنظیم متن دعوتنامه شخصیتها و مسئولین استانی و ملی

– تهیه و نصب پلاکارد و تراکت در سطح شهر
– اعلام آدرس پستی و اینترنتی و شماره تلفن همایش

۳. تنظیم متن تقدیرنامه از نویسندگان مقالات برتر (با امضای رئیس همایش)

۴. هماهنگی با صدا و سیما و مطبوعات در هنگام برگزاری همایش برای پوشش خبری از همایش

سایر انواع کمیته ها :

سایر انواع کمیته ها عبارتند از :

کمیته حمل و نقل
– کمیته ارتباطات داخلی
– کمیته نظارت و کنترل
– کمیته اسکان